The article has been automatically translated into English by Google Translate from Russian and has not been edited.
Переклад цього матеріалу українською мовою з російської було автоматично здійснено сервісом Google Translate, без подальшого редагування тексту.
Bu məqalə Google Translate servisi vasitəsi ilə avtomatik olaraq rus dilindən azərbaycan dilinə tərcümə olunmuşdur. Bundan sonra mətn redaktə edilməmişdir.

Как вести домашний архив в бюрократической Америке

Фото Depositphotos

Фото Depositphotos

Америка — бюрократическая страна. И одно из условий спокойной жизни здесь — внимательное отношение к документам. Порядок в бумагах позволяет быстро заполнить любые формы и предоставить все документы в любую инстанцию, будь то налоговые, иммиграционные или социальные службы, образовательные или медицинские учреждения. Каждая семья со временем вырабатывает свой подход к ведению домашнего архива. ForumDaily делится проверенными советами, которые позволят без стрессов пережить любую ситуацию, будь то аренда или покупка жилья, получение гражданства или оформление стипендии на учебу в колледже.

Отделяйте воспоминания от бюрократии

Если в ящиках вашего стола счета за электричество перемешаны с рисунками детей, а свидетельство о браке соседствует со свадебными фотографиями, рано или поздно это приведет к проблемам.

Воспоминания накапливаются намного быстрее, чем важные документы, и нужные бумаги могут оказаться погребены под слоями открыток, карт, просроченных подарочных сертификатов и квитанций об оплате аренды машины, на которой вы ездили по Мексике в 2012 году.

Единственное решение этой проблемы — взять за правило никогда не смешивать одно с другим. Лучше всего разнести воспоминания и дела в разные места вашего дома или квартиры, чтобы приятные, но бесполезные бумаги не отвлекали от работы с документами.

Готовьтесь к подаче налоговой декларации весь год

Этот совет поможет не только сберечь нервы, но и сэкономить деньги. Вместо того чтобы перед подачей декларации лихорадочно соображать, какие расходы можно списать с налогооблагаемых доходов в этом году, а потом в панике искать документальные подтверждения своих прав, собирайте связанные с налогами бумаги с первого апреля.

Заведите специальную папку «Taxes 2017″и складывайте в нее письма от организаций, которым вы жертвовали деньги.

Узнайте, какую часть расходов на образование, медицинские услуги и поиск работы вы можете вычесть из налогооблагаемой базы, и фиксируйте эти расходы весь год. Считается, что таким образом можно уменьшить налоги на 10% в год — и это абсолютно законно и честно.

Кстати, все документы, связанные с уже уплаченными налогами и полученными возвратами должны храниться в четко промаркированных папках. Всевозможных ситуаций, при которых вас могут попросить предоставить Tax return за прошлый год, десятки.

Фото Depositphotos

Фото Depositphotos

Не забывайте о корнях

У каждого иммигранта в первом поколении есть документы с родины. Их особенно неприятно потерять, поскольку восстанавливать их бывает тяжело и неудобно. Между тем, они могут пригодиться. Хранить их необходимо вместе с официальными переводами (если они есть) и копиями американских эквивалентов.

Например, если у вас есть диплом вуза, полученный на Родине, то в одной папке с ним должен лежать перевод и справка об оценке диплома (evaluation). Если эти сведения заинтересуют вашего работодателя или вы сами решите продолжить образование, вам останется только достать нужную папку и отправить документы куда следует.

Регулярно работайте с документами

Среднему американцу, работающему по найму и не ведущему сложной домашней бухгалтерии, для содержания бумаг в порядке достаточно выделить от получаса до часа каждую неделю и полдня раз в 3 месяца.

Раз в неделю заполняйте нужные формы и раскладывайте по папкам появившиеся за 7 дней документы. Раз в 3 месяца уничтожайте бумаги, которые уже точно не понадобятся, группируйте оплаченные счета и обновляйте информацию о ваших финансовых делах (активы, пенсионный счет, ипотека), ведь вы должны в любой момент иметь возможность быстро собрать актуальную информацию по этим вопросам.

На первых порах перспектива регулярно заниматься документами будет казаться удручающей, но после того как вы ощутите, какую свободу и уверенность это дает, вы будете получать удовольствие от поддержания домашнего архива в порядке.

Фото Depositphotos

Фото Depositphotos

Обзаведитесь сканером

В 21 веке грешно не пользоваться возможностью надежно сохранить копии всех нужных документов в электронном виде. Приобретите компактный настольный сканер. Они стоят недешево, но это не срочная покупка, и если вы некоторое время будете отслеживать скидки и спецпредложения на эту категорию товаров, то сможете купить его по очень привлекательной цене.

Каждый документ, который поступает в домашний архив, в считаные секунды окажется в электронном архиве — но не забывайте, что виртуальные папки и тэги тоже должны быть в идеальном порядке.

Для еще более надежного копирования документов можно воспользоваться облачными сервисами (например, Evernote или Dropbox) — тогда у вас останутся копии документов даже в случае неприятной непредвиденной ситуации вроде пожара или ограбления.

Сортируйте почту

Как правило, когда вы достаете из ящика пачку конвертов, у вас есть время только выкинуть откровенно ненужные рекламные материалы и прочитать важные письма, требующие немедленной реакции. Для всего остального стоит завести специальную корзину, чтобы разбирать ее содержимое раз в неделю.

Некоторые на первый взгляд незначительные письма могут пригодиться, например, как доказательство адреса проживания (proof of residence); это особенно важно, если вы не получаете по почте счетов на ваше имя.

Если это ваш случай, заведите отдельную папку с письмами, которые можно использовать как подтверждение адреса — на таких бумагах должно быть ваше имя и дата. Определите срок, в течение которого вы храните такие документы (например, 90 дней) и избавляйтесь от устаревшего раз в 3 месяца.

Фото Depositphotos

Фото Depositphotos

Заведите картотеку контактов

Непривычная для выходца из стран бывшего СССР американская практика предоставления рекомендаций может пугать новых иммигрантов.

Создайте собственную картотеку контактов. Внесите туда бывших начальников и сотрудников, клиентов, деловых партнеров, преподавателей, хозяев съемного жилья, лечащих врачей. К каждому имени добавьте телефон, адрес, электронную почту, ссылки на страницы в социальных сетях.

Если у вас попросят контакты для рекомендаций при устройстве на работу или аренде жилья, вы сможете предоставить их за считаные минуты, а не посвящать этому целый вечер.

Читайте также:

Как заводить полезные знакомства в Америке

Личный опыт. Как меня изменила Америка

Самые полезные приложения для жизни в США

Пять мелочей в США, которые делают меня счастливой

 

Ликбез Выбор редакции

Давайте вместе противостоять кризису и поддерживать друг друга

Никто в мире не ожидал пандемии коронавируса, но она пришла, нарушив привычный ритм жизни и работы миллиардов людей, вызвав панику и неуверенность в завтрашнем дне.

ForumDaily также столкнулся с финансовыми трудностями из-за потери части рекламодателей на фоне экономического спада и карантина. Но мы не сокращаем количество материалов и режим работы, поскольку хотим, чтобы наши читатели своевременно получали актуальную и проверенную информацию в это непростое время. Кроме того, мы поддерживаем локальные малые бизнесы в США, которые страдают сильнее всего.

Но ForumDaily — это тоже малый бизнес. Несмотря на потерю части доходов, мы изо всех сил стараемся, чтобы вы были информированы и вооружены всеми необходимыми знаниями для противодействия пандемии и решения других важных вопросов во время карантина.

Для поддержания такого ритма работы нам нужна ваша помощь. Мы будем благодарны за любую сумму, которую вы готовы выделить на поддержку нашей команды.

Давайте противостоять кризису вместе!

Безопасность взносов гарантируется использованием надежно защищенной системы Stripe.

Всегда ваш, ForumDaily!

Хотите больше важных и интересных новостей о жизни в США и иммиграции в Америку? Подписывайтесь на нашу страницу в Facebook. Выбирайте опцию «Приоритет в показе» —  и читайте нас первыми. И не забудьте подписаться на ForumDaily Woman и на ForumDaily New York — там вас ждет масса интересной и позитивной информации. 



 
1035 запросов за 2,053 секунд.