Тайм менеджмент боюнча миллионер консультанты чындап эле иштеген 5 убакытты башкаруу сырлары менен бөлүшөт

Кыска убакытта көп иштерди бүтүрүү жана баарын бүтүрүү үчүн күнүңүздү кантип туура пландаштыруу керек Insider.

Сүрөт: IStock

Сан-Францискодо (Калифорнияда) жайгашкан Google жана Lyft жетекчилери үчүн убакытты башкаруу жана өндүрүмдүүлүк боюнча машыктыруучу катары Алексис Хасельбергер жумуштан тышкаркы канааттанган жашоодон тышкары, жумушта көп жоопкерчилик алган адамдар менен иштейт.

Көпчүлүк адамдар ага бир эле негизги көйгөй менен кайрылышат: алар "шашылыш" дегенди "маанилүү" дегенди кантип токтотуш керектигин билишпейт. Алар стратегиялык ишке көңүл бурууга убактысы жок реактивдүү режимде тыгылып калгандай сезилет.

Карьерасынын алгачкы 15 жылында ал бир нече алгачкы стартаптарда операцияларды жана адамдарды башкарган. Анын жасай турган иштери көп адамдардан көп болчу жана күйүп кетүү абдан чоң болчу, ошондуктан ал адамдардын акыл-эси жайында болууга жардам берүү үчүн жумушта жана жеке жашоосунда өндүрүмдүүлүктү жогорулатуу стратегияларын иштеп чыга баштады.

тема боюнча: АКШнын эң мыкты 10 университети: Америкадагы эң мыкты билимдин баасы канча турат?

2018-жылы тайм менеджмент фирмасын баштагандан бери ал 77 000ден ашык адамды, анын ичинде Google, Lyft, CapitalOne жана Workday сыяктуу компаниялардын кызматкерлерин коучинг, семинарлар жана онлайн курстары аркылуу убакытты кантип башкарууну үйрөттү.

Бул жерде Алексис өзүнүн кардарлары менен колдонгон бир нече стратегиялар бар, алар ар кандай тармакта бош эмес адамдарга пайда алып келет:

1. Эс тутумга таянууну токтотуңуз

Көптөгөн адамдар эмне кылуу керек экенин эстеп калууга көп убакыт жана күч жумшашат. Мунун баарын башыңызда сактоо стресстүү гана эмес, натыйжасыз да болот, анткени сиз алдыңыздагы нерсеге (канчалык маанилүү болсо да) реакция кылып каласыз же биринчи орунга коюу үчүн эмоцияларыңызды колдоносуз.

«Анын ордуна, мен бардык кардарларыма үйрөткөн эң биринчи нерселердин бири – мээңизде иштеген бардык нерсени – жумушту да, жекени да – камтып турган тапшырма колдонмосун колдонуу, ошондуктан сиз мээңизди тапшырмага көңүл буруу үчүн колдоно аласыз. Ал ошондой эле учурда сиздин оюңуздагы нерселерди эмес, бардык маалыматты биринчи орунга коюуга мүмкүндүк берет”, - дейт Алексис.

Бүгүнкү күнгө чейин анын жеке тапшырмалар үчүн сүйүктүү тиркемеси - TickTick. Ал эң көп сунуш кылган нерсе бул, анткени Алексис аны колдонуу оңой, бекер жана платформалар менен түзмөктөр аркылуу оңой шайкештештирилет дейт. Бирок, эгер сиз бүт командаңызды же компанияңызды жалпы тапшырмаларды башкаруу платформасына жайгаштыргыңыз келсе, ал Асана акчаңыз үчүн эң жакшы вариант деп эсептейт.

«Мен жакында эле чоң автокомпанияда инженердик бөлүмдүн башчысы менен иштей баштадым. Ал эс тутумунун ордуна тапшырма колдонмосун жана ар кайсы жерлерде бир нече фрагменттүү тизмелерди колдоно баштагандан бир нече жума өткөндөн кийин, ал мага бул чындап эле оюнду алмаштырганын айтты », - дейт машыктыруучу.

Тапшырма тиркемесин ишке ашыруудан мурун, ал өзүнүн электрондук почтасын иштердин тизмеси катары колдонгон, бул анын аракеттери башка адамдардын артыкчылыктары жана анын электрондук почтасынын жогору жагында пайда болгон нерселер менен аныкталат дегенди билдирген. Эми ал убактысын эң маанилүү милдеттерине жумшап, башка бирөө жасай ала турган ишти тапшырат жана анын почта ящиги Алексис түшүндүргөндөй, анын иш-аракеттеринин кыймылдаткыч күчү эмес, жөн гана анын тутумуна кире турган жер.

2. Пакет кабарлар жана эскертмелерди өчүрүү

Анын көптөгөн кардарларынын нааразычылыгынын эң чоң булактарынын бири - бул электрондук почтанын жана Slack билдирүүлөрүнүн чексиз агымы. Үзгүлтүктөрдү жана алаксытууларды классикалык изилдөөгө ылайык, чалуулар жана тексттер бизди үзгүлтүккө учуратканда, эмне кылып жатканыбызга көңүл буруу үчүн орто эсеп менен 23 мүнөт талап кылынат.

Эскертмелер күйгүзүлгөндө, сиз дайыма көңүлүңүздү топтоо жана иштерди бүтүрүү үчүн Сизиф күрөшүнө катышып жатасыз. Эскертмелерди өчүрүп койсоңуз дагы, орточо адам электрондук почтаны күнүнө 15 жолу текшерет.

Алексистин кардарларынын басымдуу көпчүлүгү электрондук почтаны колдонуп баштаганда, аудио жана визуалдык эскертмелер өчүрүлгөн болсо дагы, жана эскертмелер иштетилгенде, алар электрондук почтаны алган сайын түзмө-түз текшеришет. Орточо алганда, адамдар күнүнө 120га жакын электрондук каттарды алышат.

Электрондук почтаны активдүү иштетпей жатканыңызда аны атайылап жабуу үчүн практика керек. Көптөгөн адамдар эскертмелер өчүк болсо да, эгер электрондук почта ачык же өтмөктүү болсо жана ошол кичинекей кызыл санды көрсө, алар аны күнүнө көп, көп жолу текшерүүгө туура келет.

Анын ордуна, Алексис кардарларынан эки стратегияны сынап көрүүнү суранат: Биринчиден, бул эскертмелерди өчүрүңүз, анткени баары бир чыныгы өзгөчө кырдаалда эч ким жазуу жүзүндөгү байланышка ишенбейт. Экинчиден, пакеттик режимде билдирүүлөрдү иштетүү. Ал сиздин позицияңызга же корпоративдик маданиятыңызга жараша электрондук почтаны жана Slack'ти күнүнө эки-төрт жолу текшерип, иштеп чыгууну сунуштайт.

"Менин кардарларымдын басымдуу көпчүлүгү бул стратегияларды ишке ашыргандан кийин күнүнө 30дан 60 мүнөткө чейин үнөмдөй башташат жана алар электрондук почтаны тынымсыз текшергенге караганда SMS жазганда көбүрөөк жооп кайтарышат" дейт Алексис.

3. Календарыңызды дайыма текшериңиз

Көпчүлүк адамдар өтө көп жолугушууларды өткөрүшөт жана стратегиялык ой жүгүртүүгө жетиштүү убакыт жок.

«Чындыгында, менин эң биринчи кардарым, Google компаниясынын жетекчиси, биз чогуу иштей баштаганда анын календарында жумасына 40 сааттан ашык кайталануучу жолугушуулар болгон. Анын ушунчалык стресске кабылганы таң калыштуу эмес!” - дейт Алексис.

Алардын биргелешип жасаган биринчи иштеринин бири жолугушуунун аудити болду. Алар анын бардык дайындоолорун карап чыгышты жана 5 кадамдуу алкакты колдонушту:

чагылдыруу: Алар анын календарында туруктуу жолугушууну сактап калуу үчүн талап кылынуучу критерийлердин топтомун чечишти, андан кийин ар бир дайындоону сын көз менен карап чыгышты. Кайсы жолугушууларды өткөрүү керек экенин так билбесеңиз, анда бир нече жума бою, ар бир жолугушууга барган сайын, эгерде бул сиздин же компанияңыздын убактысы үчүн натыйжалуу болбосо, ал жолугушуунун түсүн боз түскө (же каалаган түсүңүзгө) өзгөртүңүз. ). календарыңызда колдонбойсуз. Сиз андан кийин бир нече апта артка кайрылып, кайсы жолугушууларды кыскартуу же учурдагы формасынан өзгөртүү керек экенин аныктай аласыз.

алып салуу: Ой жүгүртүүнүн негизинде анын кардары кайсы жолугушууларды толугу менен жокко чыгара аларын же жөн эле катышпай турганын аныктады. Кээде өзүңүздүн ордуна бирөөнү жөнөтө аласыз же жолугушуунун жазууларын окуй аласыз.

төмөндөтүү: Калган жолугушуулар үчүн анын кардары мүмкүн болушунча узундугун же жыштыгын кыскартты.

Кайра бөлүштүрүү: Кардар календарда туура жолугушуулар бар экенине ынангандан кийин, анын календары швейцариялык сырга окшобой тургандай кылып аларды кайра иретке келтирди жана анын калган жумушуна көбүрөөк убакыт бөлөт. Бул ага жумасына дээрлик эч кандай стратегиялык иштен жумасына бир нече саатка өтүүгө мүмкүндүк берди, бул анын графигине чоң таасирин тийгизди.

кайталоо: жана акырында, жолугушуулар бири-бирин толуктап турат – сиз бир жолу аудит жасаганыңыз бүттү дегенди билдирбейт. Жылнаамаңызды текшерип туруу жана жолугушууларыңыз сиздин артыкчылыктарыңызды чагылдырганына ынануу үчүн ар бир алты ай сайын жолугушууларды текшерүү үчүн тапшырма колдонмоңузга тапшырма кошуңуз.

«Бул кардар да абдан таң калыштуу жыйынтыкка ээ болду: анын HR менеджери бир күнү коридордо ага келип, анын сыры эмнеде экенин сурады. Ал өзүнүн деңгээлиндеги башка жетекчилерге караганда канчалык натыйжалуураак экенин билгиси келген. Ал ага Алексис аны менен бирге иштеген өндүрүмдүүлүктүн стратегиялары жана ыкмаларынын аркасында болгонун айтты», - дейт Алексис.

4. Демейки жолугушуу эскертмелерин 2 мүнөт калганга өзгөртүңүз

«Мен жогоруда эскертмелердин өндүрүмдүүлүгүбүзгө тийгизе турган чоң зыянын айттым, бирок бардык эскертмелер жаман эмес. Чындыгында, виртуалдык жана гибриддик дүйнөдө жолугушуу эскертмелери барган сайын маанилүү болуп баратат, бул жерде биз айланабыздагы башкалардын ордунан туруп, жолугушуу бөлмөсүнө баратканын көргөндө бизде бирдей визуалдык сигналдар жок», - дейт ал.

Бирок, жолугушуу эскертмелериндеги көйгөй, алар жолугушууга 10 же 15 мүнөт калганда демейки болуп саналат. Бул өтө көп убакыт. Көбүнчө сиз жасап жаткан ишиңизге алаксып, анан 10 же 15 мүнөттү текке кетирип, жаңы бир нерсе жасап баштаганда жана баары бир кечиккенде убакытты жоготуп аласыз.

Анын ордуна, жолугушууга эки мүнөт калганда эскертме коюңуз, деп кеңеш берет Алексис. Бул жасап жаткан ишиңизди бүтүрүү жана башка нерсени баштабоо үчүн жетиштүү убакыт. Бул бир аз алдамчылык сыяктуу сезилиши мүмкүн, бирок сиз күн сайын канча жолугушууга барасыз жана бул билдирмелер бизден канча убакыт уурдаарын ойлонуп көрүңүз. Бул жөнөкөй трюк сизге күн сайын бир саат же андан көп жемиштүү убакытты кайтарууга алып келиши мүмкүн.

5. Реактивдүү пландаштыруудан проактивдүү пландаштырууга өтүңүз

Эртеңки күндү пландаштыруу үчүн бүгүн 10 мүнөт бөлүү - бул реактивдүү болуудан чыныгы активдүү болууга өтүү үчүн бизде болгон эң күчтүү стратегиялардын бири, анда сиз күнүңүздү максаттарыңызга жана артыкчылыктарыңызга ылайык башкарасыз.

Кошумча артыкчылыгы - планга ээ болуу сизге келген нерселерди жакшыраак баалоого мүмкүндүк берет.

Электрондук почтаңызда көрүнгөндүктөн бир нерсе кылуунун ордуна, сиз ал нерсени ошол күнгө пландаштырган нерсеңиз менен салыштырып, же ошол келген буюмдун мөөнөтүн белгилейсиз же күнгө планыңызды өзгөртөсүз. Пландаштырууну ушундай жол менен аткаруудан бөлүү сизди "бош эмес"тен "иш жүзүндө жемиштүү" абалга алып келиши мүмкүн.

Сизди кызыктырышы мүмкүн: Нью-Йорктун негизги жаңылыктары, иммигранттарыбыздын окуялары жана Big Appleдеги жашоо жөнүндө пайдалуу кеңештер - мунун баарын ForumDaily Нью -Йорктон окуңуз.

"Менин кардарларымдын бири, ишкер жана куудул, бул пландаштыруу процессин эртеси күнү иш күнүнүн аягында баштоо менен, ал "Оо, шумдук!" сиз кайсы күндү өткөрүп жатканыңызды же аны башкара алаарыңызды билбей тургандай сезесиз. Анын ордуна, ал тизмеде эмне бар экенин жана ал эмне кыла аларын өзүнө гана берерин билген. Өндүрүмдүүлүк көбүрөөк, стресс азыраак”, - дейт Алексис.

Оку: ForumDaily да:

Заманбап кулчулук: саентологдор ондогон жылдар бою АКШдагы иммигранттарды эксплуатациялашкан

Google супер тез лазердик интернетти жаратат: ал жерде, асманда жана космосто иштейт

Француз режиссёру Жан-Люк Годар каза болду: ал "жашоодон чарчаган" үчүн эвтаназияга барган

АКШдагы жашоо жана Америкага иммиграция тууралуу маанилүү жана кызыктуу жаңылыктарды каалайсызбы? — бизди колдо кайрымдуулук кыл! Ошондой эле биздин баракчага жазылыңыз Facebook. "Дисплейдеги артыкчылык" опциясын тандап, алгач бизди окуңуз. Ошондой эле, биздин каналга жазылууну унутпаңыз Телеграм каналы  жана Instagram- Ал жерде кызыктуу нерселер көп. Жана миңдеген окурмандарга кошулуңуз ForumDaily New York — ал жерден сиз мегаполистеги жашоо жөнүндө көптөгөн кызыктуу жана позитивдүү маалыматтарды таба аласыз.