Тайм менеджмент бойынша миллионер кеңесшісі шынымен жұмыс істейтін 5 уақытты басқару құпиясымен бөліседі

Аз уақыт ішінде көп нәрсені істеу және барлығын аяқтау үшін күнді қалай дұрыс жоспарлау керек Insider.

Фото: IStock

Сан-Францискода (Калифорнияда) орналасқан Google және Lyft басшыларына уақытты басқару және өнімділік бойынша жаттықтырушы ретінде Алексис Хасельбергер жұмыстан тыс бақытты өмірден басқа, жұмыста үлкен жауапкершілікке ие адамдармен жұмыс істейді.

Көптеген адамдар оған бірдей негізгі мәселемен келеді: олар «шұғыл» «маңыздыны» ығыстыруды қалай тоқтатуға болатынын білмейді. Олар стратегиялық жұмысқа назар аударуға уақыт таппай, реактивті режимде тұрып қалады.

Мансап жолының алғашқы 15 жылында ол бірнеше алғашқы стартаптардағы операцияларды және адамдарды басқарды. Ол адамдардан гөрі көп нәрсе істеу керек еді, сондықтан ол жұмыста және жеке өмірінде өнімділікті арттыру стратегияларын әзірлеуді бастады.

Тақырып бойынша: АҚШ-тың үздік 10 университеті: Америкадағы ең жақсы білім қанша тұрады?

2018 жылы тайм-менеджмент фирмасын бастағаннан бері ол 77 000-нан астам адамды, соның ішінде Google, Lyft, CapitalOne және Workday сияқты компаниялардың қызметкерлерін коучинг, семинарлар және онлайн курстары арқылы уақытты қалай басқаруға болатынын үйретті.

Міне, Алексис өз клиенттерімен бірге кез келген саладағы бос емес адамдарға пайда әкелетін бірнеше стратегиялар:

1. Жадқа сенуді тоқтатыңыз

Көптеген адамдар не істеу керектігін есте сақтау үшін көп уақыт пен күш жұмсайды. Мұның бәрін сіздің басыңызда сақтау стрессті ғана емес, сонымен қатар тиімсіз, өйткені сіз алдыңыздағы нәрсеге әрекет етесіз (қаншалықты маңызды болса да) немесе басымдық беру үшін эмоцияларыңызды пайдаланасыз.

«Оның орнына, менің барлық клиенттеріме үйрететін бірінші нәрселердің бірі - миыңыз арқылы өтетін барлық нәрсені - жұмыс пен жеке-жеке түсіретін тапсырма қолданбасын пайдалану, осылайша сіз миыңызды берілген тапсырмаға назар аудару үшін пайдалана аласыз. Сондай-ақ ол сіздің ойыңыздағы ақпаратты емес, барлық ақпаратқа басымдық беруге мүмкіндік береді», - дейді Алексис.

Бүгінгі таңда оның жеке тапсырмаларға арналған сүйікті қолданбасы - TickTick. Бұл оның ең көп ұсынатыны, өйткені Алексис оны пайдалану оңай, тегін және платформалар мен құрылғыларда оңай синхрондалады дейді. Дегенмен, егер сіз бүкіл командаңызды немесе компанияңызды ортақ тапсырмаларды басқару платформасына орналастырғыңыз келсе, ол Асананы ақшаңыз үшін ең жақсы нұсқа деп санайды.

«Жақында мен ірі автокөлік компаниясында инженерлік бөлім бастығымен жұмыс істей бастадым. Ол жадының және әртүрлі жерлерде бірнеше фрагменттелген тізімдердің орнына тапсырма қолданбасын пайдалана бастағаннан кейін бірнеше аптадан кейін ол маған бұл шынымен ойынды өзгертетінін айтты », - дейді жаттықтырушы.

Тапсырма қолданбасын іске қоспас бұрын, ол өзінің электрондық поштасын істер тізімі ретінде пайдаланды, бұл оның әрекеттері басқа адамдардың басымдықтарымен және оның электрондық поштасының жоғарғы жағында пайда болатын нәрселермен анықталғанын білдіреді. Енді ол өзінің уақытын ең маңызды тапсырмаларына пайдаланады, басқа біреу жасай алатын жұмысты тапсырады, ал оның пошта жәшігі Алексис түсіндіргендей, оның әрекеттерінің қозғаушы күші емес, оның жүйесіне кіреберіс қана.

2. Пакеттік хабарлар және хабарландыруларды өшіріңіз

Оның көптеген клиенттерін ренжітудің ең үлкен көздерінің бірі - электрондық пошта мен Slack хабарламаларының шексіз ағыны. Үзілістер мен алаңдаушылықты классикалық зерттеуге сәйкес, қоңыраулар мен мәтіндер бізді тоқтатқанда, біз істеп жатқан нәрсеге назар аудару үшін орта есеппен 23 минут кетеді.

Хабарландырулар қосулы болғанда, сіз үнемі назарыңызды шоғырландыру және істерді аяқтау үшін Sisyphean күресіне қатысасыз. Хабарландыруларды өшірген болсаңыз да, орташа адам күніне 15 рет электрондық поштаны тексереді.

Алексистің клиенттерінің басым көпшілігі электрондық поштаны пайдалана бастағанда бірнеше рет немесе одан да көп тексереді, тіпті оларда аудио және визуалды хабарландырулар өшірілген болса да және хабарландырулар қосылған болса да, олар электрондық поштаны алған сайын тексереді. Орташа алғанда, адамдар күніне шамамен 120 электрондық хат алады.

Белсенді түрде өңделмеген кезде электрондық поштаны әдейі жабу үшін тәжірибе қажет. Көптеген адамдар хабарландырулар өшірілген болса да, электрондық пошта ашық немесе қойындысы болса және сол кішкентай қызыл нөмірді көрсе, оны іштей күніне бірнеше рет тексеруге тура келетінін біледі.

Оның орнына, Алексис өз клиенттерінен екі стратегияны қолданып көруді сұрайды: Біріншіден, бұл хабарландыруларды өшіріңіз, өйткені нақты төтенше жағдайда ешкім жазбаша байланысқа сенбейді. Екіншіден, хабарламаларды пакеттік режимде өңдеу. Ол сіздің лауазымыңызға немесе корпоративтік мәдениетіңізге байланысты күніне екі-төрт рет электрондық поштаны және Slack-ті тексеруді және өңдеуді ұсынады, әр жолы мүмкіндігінше нөлге жақындауды және басқа жағдайда электрондық поштаны құпия ұстауды ұсынады.

«Менің клиенттерімнің басым көпшілігі осы стратегияларды жүзеге асырғаннан кейін күніне 30-дан 60 минутқа дейін үнемдей бастайды және олар электрондық поштаны үнемі тексергеннен гөрі мәтіндік хабарларға жауап береді», - дейді Алексис.

3. Күнтізбеңізді үнемі тексеріп отырыңыз

Көптеген адамдар тым көп кездесулер өткізеді және стратегиялық ойлауға уақыттары жеткіліксіз.

«Шын мәнінде, менің бірінші клиентім, Google менеджері, біз бірге жұмыс істей бастаған кезде оның күнтізбесінде аптасына 40 сағаттан астам қайталанатын кездесулер болды. Оның қатты күйзеліске түскені таңқаларлық емес!» - дейді Алексис.

Олардың бірігіп жасаған алғашқы істерінің бірі – жиналысты тексеру болды. Олар оның барлық тағайындауларын қарап, 5 қадамдық шеңберді пайдаланды:

рефлексия: Олар оның күнтізбесінде тұрақты кездесуді сақтау үшін талап етілетін критерийлер жинағын шешті, содан кейін әрбір кездесуді сыни тұрғыдан қарастырды. Қандай кездесулерді сақтау керектігін толықтай білмесеңіз, бірнеше апта бойы жиналысқа барған сайын, егер бұл сіздің немесе компанияңыздың уақыты үшін тиімді болмаса, сол кездесудің түсін сұрға (немесе өзіңізге ұнайтын түске) өзгертіңіз. ) күнтізбеңізде қолданбайсыз. Содан кейін бірнеше апта өткенге қарап, қандай кездесулерді ағымдағы пішіннен қысқарту немесе өзгерту қажет екенін анықтауға болады.

Жою: Рефлексия негізінде оның клиенті қандай кездесулерден толық бас тартуға болатынын немесе жай ғана қатыспауын анықтады. Кейде сіздің орнына біреуді жіберуге немесе жиналыс жазбаларын оқуға болады.

Төмендету: Қалған кездесулер үшін оның клиенті мүмкіндігінше ұзақтығын немесе жиілігін қысқартты.

Қайта бөлу: Клиент күнтізбеде дұрыс кездесулер бар екеніне көз жеткізгеннен кейін, ол күнтізбесі швейцариялық ірімшікке ұқсамайтындай етіп және оның қалған жұмысына көбірек уақыт бөлетіндей етіп қайта реттеді. Бұл оған аптасына дерлік стратегиялық жұмыстан аптасына бірнеше сағатқа дейін баруға мүмкіндік берді, бұл оның кестесіне үлкен әсер етті.

Қайталау: және, сайып келгенде, жиналыстар бір-бірін толықтырады – тек бір рет аудит жасағаныңыз аяқталғаныңызды білдірмейді. Күнтізбеңізді бақылауда ұстау және жиналыстар сіздің басымдықтарыңызды көрсететініне көз жеткізу үшін алты ай сайын жиналыстарды тексеру үшін тапсырма қолданбасына тапсырма қосыңыз.

«Бұл клиенттің де таңқаларлық нәтижесі болды: бір күні оның HR менеджері дәлізде оған жақындап, оның құпиясы неде екенін сұрады. Ол оның қаншалықты жауапкершілікті өз деңгейіндегі басқа көшбасшыларға қарағанда әлдеқайда тиімді екенін білгісі келді. Ол оған Алексис онымен бірге жұмыс істеген өнімділік стратегиялары мен әдістерінің арқасында екенін айтты », - дейді Алексис.

4. Әдепкі жиналыс хабарландыруларын 2 минут бұрын деп өзгертіңіз

«Мен жоғарыда хабарландырулар өнімділігімізге әкелуі мүмкін орасан зор зиян туралы айттым, бірақ барлық хабарландырулар жаман емес. Шындығында, виртуалды және гибридті әлемде кездесулер туралы хабарландырулардың маңыздылығы артып келеді, мұнда айналамыздағы басқалардың тұрып, жиналыс бөлмесіне бара жатқанын көргенде бізде бірдей көрнекі белгілер болмайды», - дейді ол.

Дегенмен, жиналыс хабарландыруларының мәселесі олар жиналысқа 10 немесе 15 минут қалғанда әдепкі болып табылады. Уақыт өте көп. Әдетте сіз істеп жатқан нәрсеңізге алаңдайсыз, содан кейін сіз 10 немесе 15 минутты босқа өткізетін боласыз және жаңа бірдеңе істей бастағанда және бәрібір кешіккенде уақытты жоғалтуыңыз мүмкін.

Оның орнына кездесуге екі минут қалғанда хабарландыру орнатыңыз, - деп кеңес береді Алексис. Бұл істеп жатқан нәрсені аяқтауға және басқа нәрсені бастамауға жеткілікті уақыт. Бұл аздап алдау сияқты көрінуі мүмкін, бірақ сіз күн сайын қанша жиналысқа қатысасыз және бұл хабарландырулар бізден қанша уақытты ұрлайтыны туралы ойланыңыз. Бұл қарапайым трюк сізге күнделікті бір сағат немесе одан да көп өнімді уақытты қайтаруға әкелуі мүмкін.

5. Реактивті жоспарлаудан проактивті жоспарлауға ауысу

Ертеңгі күнді жоспарлауға бүгін 10 минут бөлу - реактивті болудан күніңізді мақсаттарыңыз бен басымдықтарыңызға сәйкес басқаратын шынайы белсенділікке өту үшін бізде бар ең күшті стратегиялардың бірі.

Қосымша артықшылығы - жоспардың болуы кіріс элементтерді жақсырақ бағалауға мүмкіндік береді.

Электрондық поштаңызда пайда болғаны үшін бірдеңе жасаудың орнына, сіз сол элементті бір күнге жоспарлаған нәрсемен салыстырасыз және сол кіріс элементінің аяқталу күнін белгілейсіз немесе күннің жоспарын өзгертесіз. Жоспарлауды осылай жасаудан ажырату сізді «бос емес» күйден «нақты өнімділікке» апаруы мүмкін.

Сізді қызықтыруы мүмкін: Нью-Йорктегі басты жаңалықтар, біздің иммигранттар туралы әңгімелер және Үлкен Алма өмірі туралы пайдалы кеңестер - бәрін ForumDaily Нью -Йорктен оқыңыз.

«Менің клиенттерімнің бірі, кәсіпкер және әзілкеш, келесі күні жұмыс күнінің соңында жоспарлау процесін бастау арқылы ол «О, ақымақ!» Деп оянуды тоқтатқанын айтты. Сіз қандай күнді өткізетініңізді немесе оны басқара алатыныңызды білмейтіндей сезінесіз. Керісінше, ол тізімде не бар екенін білді және ол тек өзіне қолынан келетін нәрсені берді. Жоғары өнімділік, әлдеқайда аз стресс », - дейді Алексис.

Форум күнін де оқыңыз:

Қазіргі құлдық: саентологтар АҚШ-тағы иммигранттарды ондаған жылдар бойы пайдаланды

Google супер жылдам лазерлік интернетті жасайды: ол жерде, аспанда және ғарышта жұмыс істейді

Француз режиссері Жан-Люк Годар қайтыс болды: ол «өмірден шаршағандықтан» эвтаназияға жүгінді.

Сіз АҚШ-тағы өмір және Америкаға иммиграция туралы маңызды және қызықты жаңалықтарды алғыңыз келе ме? — бізді қолда садақа бер! Сондай-ақ біздің парақшаға жазылыңыз Facebook. «Дисплейдегі басымдық» опциясын таңдап, алдымен бізді оқыңыз. Сондай-ақ, біздің сайтқа жазылуды ұмытпаңыз Telegram каналы  мен Instagram- Онда қызық көп. Және мыңдаған оқырмандарға қосылыңыз ФорумДүниежүзілік Нью-Йорк — онда сіз мегаполистің өмірі туралы көптеген қызықты және жағымды ақпаратты таба аласыз.